La conformité réglementaire HSE : un enjeu majeur pour les entreprises

La conformité réglementaire en matière de santé, sécurité et environnement représente un défi de taille pour les entreprises. Face à une législation en constante évolution, il est essentiel pour les responsables & managers HSE de comprendre les exigences réglementaires applicables à leurs activités. Cet article vise à clarifier la notion de conformité réglementaire, son importance, ses domaines d’application, ainsi que les étapes clés pour sa mise en œuvre efficace dans les entreprises.

Conformité réglementaire : définition

Qu’est-ce que la conformité réglementaire HSE en entreprise ?

La conformité réglementaire désigne l’ensemble des actions entreprises par une organisation pour s’assurer qu’elle respecte les lois, règlements et normes applicables à ses activités. Cela inclut le respect des exigences légales pouvant être guidé par l’adoption de bonnes pratiques qui favorisent un environnement de travail sûr et durable. 

Pourquoi la conformité est-elle essentielle pour les entreprises ?

La conformité réglementaire est cruciale pour plusieurs raisons : 

• Réduction des risques : elle permet de minimiser les incidents & permet de minimiser les risques d’accidents, d’améliorer les process en matière de santé et sécurité, de minimiser les dommages et impacts environnementaux de l’entreprise.
• Eviter les sanctions : identifier les écarts réglementaires permet de mettre en place des actions correctives, réduisant le risque de sanction que peut imposer la loi en cas de non-conformité.

• Amélioration de l’image de marque : une entreprise conforme véhicule une image positive auprès de ses clients, partenaires et employés. 

• Accès à des marchés : la conformité est souvent une condition préalable pour obtenir des certifications et accéder à certains marchés réglementés. 

Les domaines d’application de la conformité réglementaire

Il existe de multiples domaines d’application de la conformité réglementaire. Selon l’activité de votre entreprise, certains domaines seront plus exigeants que d’autres en matière de conformité réglementaire. Cependant, il est important de noter que chaque domaine est important et qu’aucun ne doit être négligé. En HSE, nous pouvons retrouver 5 domaines principaux :

Hygiène et sécurité

La réglementation relative à l’Hygiène et la Sécurité vise à protéger la santé et la sécurité des employés sur le lieu de travail et améliorer leurs conditions. Il existe plusieurs réglementations/normes encadrant ce domaine. En France, les règles en matière d’hygiène et de sécurité sont principalement issues du code du travail.

Environnement

Les entreprises doivent également respecter des réglementations environnementales, telles que :

•  La directive européenne sur les émissions industrielles, qui impose des limites sur les rejets polluants
• La loi AGEC encadrant la responsabilité élargie du producteur qui impose aux producteurs de contribuer à la prévention et à la gestion des déchets issus des produits qu’ils mettent sur le marché.
• Le règlement F gaz encadrant la mise sur le marché et l’utilisation des gaz à effets de serre fluorés
• Et bien d’autres …

La conformité environnementale contribue à la durabilité et à la protection des ressources naturelles.

Transport (de matières dangereuses par la route)

Les activités de transports de marchandises dangereuses peuvent présenter des risques pour la santé et la sécurité des salariés ainsi que pour l’environnement en cas d’accident. De part ces risques, ce domaine rentre naturellement dans le périmètre de veille HSE. Le transport de matières dangereuses est encadré par l’Accord européen relatif au transport international des marchandises dangereuses par la route, plus communément appelé ADR. Cette réglementation a pour objectif de mettre en place des règles de sécurité encadrant toutes opérations de chargement/déchargement et transport de matières dangereuses par voies terrestres afin de prévenir tout accident pouvant survenir lors de ces opérations.

Energie

La réglementation encadrant l’énergie vise à limiter la consommation en énergie des entreprises dans le but d’en économiser et de faciliter la transition énergétique depuis les énergies polluantes vers des énergies renouvelables. Ces notions couvrent également, dans certains aspects, les polluants émis. Ce domaine en constante évolution, prend dans certaines organisations une place importante dans la composante environnementale.

La Responsabilité Sociétale des Entreprises

La RSE partage des enjeux similaires avec le HSE en ce qui concerne l’impact environnemental de l’entreprise et sa contribution au développement durable (pilier environnemental de la RSE), ainsi que le bien être & l’amélioration des conditions de travail des salariés (pilier social de la RSE). Ces 2 composantes font qu’aujourd’hui, la RSE est parfois pilotée par le HSE en l’absence de service dédié dans certaines entreprises.

Mise en œuvre de la conformité réglementaire en entreprise

Identifier les exigences réglementaires et réaliser un diagnostic

La première étape pour assurer la conformité réglementaire consiste à identifier les exigences applicables à l’entreprise. Cela implique: 

• Constitution d’un profil réglementaire ou référentiel réglementaire : recenser les textes législatifs et réglementaires applicables en fonction des activités de l’entreprise, de sa taille et de son rayon d’action international. 
• Définir sa conformité : évaluer le niveau de conformité actuel et identifier les non-conformités afin de pouvoir les traiter. 

Développer une gouvernance de la conformité

Une gouvernance efficace de la conformité implique : 

• Désignation d’un responsable de la conformité : une personne ou une équipe dédiée à la gestion des obligations réglementaires. Cette personne sera souvent Manager ou Responsable HSE. 
• Élaboration de politiques de conformité : il faut documenter les procédures et les responsabilités en matière de conformité. C’est-à-dire identifier les personnes responsables de la mise en conformité, définir quelles sont les preuves pouvant attester de la conformité ou non, définir un process de mise en place d’un plan d’action en cas de non-conformité identifier, en définissant le pilote, le délai, les ressources nécessaires.

Mettre en place une veille réglementaire efficace

La veille réglementaire est un processus continu qui permet de suivre les évolutions législatives. C’est un exercice complexe, requérant des recherches rigoureuses et de l’anticipation.    

• Veiller manuellement ou utiliser des outils spécialisés : des logiciels de veille réglementaire peuvent faciliter la collecte et le traitement d’informations sur les mises à jour législatives propres à votre entreprise. Red-on-line peut s’occuper de votre veille réglementaire grâce à notre plateforme dédiée, alimentée en continu par nos équipes.

Former et sensibiliser les collaborateurs

La formation des employés est essentielle pour garantir que chacun comprend les exigences réglementaires et leur rôle dans le respect de ces obligations. Des sessions de formation régulières peuvent aider à maintenir un haut niveau de conformité. Une culture HSE bien ancrée ainsi qu’une connaissance de la réglementation applicable facilitent grandement la conduite du changement et la conformité des projets. 

Mettre en place des outils de suivi et de contrôle 

Les entreprises doivent établir des mécanismes de suivi pour évaluer leur conformité réglementaire.  

• Tableaux de bord de conformité : suivre les indicateurs clés de performance, liés à la conformité. Pour vous aider, des outils dédiés à la veille et conformité réglementaire, tel que Red-on-line, fournissent à leurs clients des graphiques et indicateurs permettant de suivre facilement le niveau de conformité de chaque site ou au niveau d’une organisation.
• Rapports d’audit : documenter les résultats des audits de conformité et les actions correctives nécessaires. 

Les outils pour assurer la gestion de la conformité réglementaire

Déléguez votre veille réglementaire 

Chez Red-on-line, nous croyons que la gestion des risques santé sécurité au travail et environnementaux ne doit pas être simplement une obligation, mais un véritable levier stratégique pour les entreprises.  

• Nous aidons les experts HSE dans leur veille réglementaire et à impliquer tous les niveaux de l’organisation en transformant des informations réglementaires complexes en connaissances claires et exploitables.  

Concrètement, la solution de veille & conformité réglementaire de Red-on-line c’est :  

• Un référentiel personnalisé qui définit les textes et exigences réglementaires applicables à votre entreprise, couvrant plus de 85 pays & + de 300 juridictions. 
• Une veille réglementaire proactive : suivi des évolutions législatives qui impactent les activités de votre entreprise, avec des mises à jour de votre référentiel tous les trimestres.  
• Un accompagnement au plus près pour la mise en conformité de vos installations. Nos experts consultants HSE proposent également des audits de site, votre gestion de la conformité n’aura jamais été aussi facile. 

Non-conformité réglementaire en entreprise : les risques majeurs

Sanctions financières & administratives

Les entreprises qui ne respectent pas les exigences réglementaires s’exposent à des sanctions financières, qui peuvent inclure des amendes importantes et des frais juridiques. Dans certains cas, des sanctions administratives telles que des fermetures temporaires de site durant leur mise en conformité peuvent être prises. Ces coûts peuvent avoir un impact significatif sur la rentabilité de l’entreprise. 

Risques juridiques et réputation dégradée

La non-conformité peut également entraîner des poursuites judiciaires et nuire à la réputation de l’entreprise. Les clients et partenaires peuvent perdre confiance, ce qui peut affecter les relations commerciales et la fidélité des clients. 

Risque pénal

En cas de non-respect des réglementations HSE des peines d’emprisonnement peuvent être prononcées, notamment si la sécurité des salariés est compromise. Ces sanctions visent à sanctionner toute négligence en matière de prévention des risques. En effet, en France, l’employeur a une obligation de résultat et doit préserver la santé physique et mentale des salariés.

Ce qu’il faut retenir

La conformité réglementaire HSE est un enjeu stratégique pour les entreprises. En identifiant les exigences réglementaires, en développant une gouvernance de la conformité et en mettant en place des outils de suivi, les entreprises peuvent réduire les risques en matière de santé, sécurité de leurs salariés, limiter et réduire leurs impacts environnementaux permettant d’éviter des sanctions juridiques et financières tout en améliorant leur image de marque. 

La mise en œuvre d’une veille réglementaire efficace et la formation des collaborateurs sont des éléments clés pour garantir la conformité à long terme. En adoptant une approche proactive, les entreprises peuvent non seulement se conformer aux exigences légales, mais aussi tirer parti des opportunités offertes par une gestion efficace de la conformité.