Guide : 6 étapes pour gérer sa conformité HSE

Une stratégie de gestion de la conformité représente une approche intégrée visant à mettre en œuvre et évaluer la conformité d’une organisation aux lois, règlements et normes éthiques.

Selon un rapport de Thomson Reuters, 34 % des organisations externalisent tout ou partie de leur gestion de la conformité.

En 2021, les dépenses des organisations pour la conformité ont atteint 5,47 millions de dollars, comparées à une moyenne de 14,82 millions de dollars pour la non-conformité, comme l’a rapporté GlobalScape.

Pour assurer le succès à long terme d’une stratégie globale de gestion de la conformité, il est recommandé de mener des projets pilotes et de développer une feuille de route itérative.

Ce guide propose trois perspectives de lancement de stratégies de gestion de la conformité avec des exemples concrets issus des secteurs de l’agriculture, de l’alimentation et de l’énergie :Cargill, Orsted et Just Eat Takeaway.com (JET.com).

Tout au long de ce guide, nous explorerons les fondamentaux de la gestion de la conformité et la meilleure manière de mettre en œuvre une stratégie globale dans ce domaine.

Nous aborderons les défis courants, discuterons des avantages du lancement d’une stratégie globale via un modèle de programme pilote, et enfin, nous détaillerons comment les experts de Red-on-line peuvent accompagner ce processus.

I. Qu’est-ce que la gestion de la conformité ?

La gestion de la conformité implique le respect de toutes les lois, réglementations et normes industrielles pertinentes par l’établissement de politiques, la formation des employés et la réalisation d’audits. Les exigences de conformité varient d’une organisation à l’autre, d’où l’importance de former tous les employés pour qu’ils comprennent les conséquences de la non-conformité.

Si votre entreprise cherche à améliorer sa gestion de la conformité, les six étapes suivantes peuvent vous aider à démarrer :

1️⃣ Assurer la compréhension de l’importance d’un programme de conformité par toutes les parties prenantes.
2️⃣ Effectuer une évaluation des risques pour se concentrer sur les enjeux les plus critiques.
3️⃣ Auditer les politiques existantes pour identifier les lacunes.
4️⃣ Former les employés à comprendre et appliquer les politiques.
5️⃣ Assurer un contrôle et une évaluation continus pour maintenir la pertinence du système.
6️⃣ Mettre en place des mécanismes de responsabilisation en cas de non-conformité.

B. Les activités de gestion de la conformité

La gestion de la conformité englobe diverses activités, notamment la conception et la mise en œuvre de règles et de procédures, la formation du personnel, la réalisation d’audits réguliers, et l’application de mesures correctives en cas de non-conformité. La précision dans la planification des étapes et l’adhésion aux exigences recommandées sont essentielles.

II. Les premières étapes du lancement d’une stratégie globale

A. Présentation des études de cas

Faisons focus sur les expériences de trois professionnels HSE travaillant respectivement chez Orsted, JET.com et Cargill.

Orsted, leader mondial des énergies renouvelables, avait besoin d’indicateurs clés de performance spécifiques pour évaluer et suivre la législation environnementale.

JET.com, leader de la livraison de repas en ligne, partait de zéro dans la conception de son cadre HSE, nécessitant une base de référence pour garantir la conformité.

Cargill, entreprise internationale opérant dans l’alimentation, l’agriculture et l’industrie, visait une conformité globale face aux défis de la réglementation environnementale dans la région EMEA.

B. Les facteurs clés de la réussite d’un processus de mise en œuvre

Selon les expériences d’Orsted, JET.com et Cargill, plusieurs facteurs sont essentiels pour garantir le succès d’une mise en œuvre :

Engagement de la direction.

Communication avec toutes les parties prenantes.

Test complet de tous les composants du processus.

Choix judicieux des partenaires et fournisseurs.

Obtention de retours d’expérience instantanés.

III. Les défis les plus courants

A. Les principaux défis du lancement d’une stratégie globale de gestion de la conformité

Les cinq principaux défis identifiés par les professionnels HSE sont :

Garantir que les employés suivent les règles de conformité.

Évaluer, identifier et surveiller toutes les juridictions opérationnelles.

Mener des enquêtes pour évaluer la conformité.

Sélectionner le bon partenaire de conformité.

Développer une formation à la conformité.

Chaque entreprise fait face à des défis spécifiques selon son secteur d’activité.

B. Les principaux obstacles rencontrés par les responsables HSE avant le déploiement

Avant le déploiement, Orsted, JET.com et Cargill ont dû surmonter des obstacles tels que l’incohérence de la gestion de la conformité chez Orsted, le manque de spécialistes HSE chez JET.com, et la nécessité de répondre aux normes les plus récentes chez Cargill. Ils ont choisi Red-on-line pour sa solution tout-en-un.

IV. Les avantages du lancement d’une stratégie globale

Le lancement d’une stratégie globale de gestion de la conformité via un programme pilote offre plusieurs avantages aux organisations :

Apprentissage continu pendant le processus d’essai.
Retours d’information instantanés pour identifier les erreurs et améliorations.
Suivi des indicateurs clés de performance pour des décisions éclairées.
Accès à des spécialistes HSE locaux et compréhension des besoins spécifiques à chaque secteur.
Feuille de route itérative pour une gestion de projet réussie.
Conseils d’experts continus pour résoudre les problèmes en temps réel.
Économies de temps et de ressources grâce à une planification plus précise.
Amélioration de l’engagement de la direction en fournissant des informations concrètes.
Réduction des coûts

B. Les points clés à retenir

Les enseignements tirés par les représentants HSE de Cargill, Orsted et JET.com soulignent les composantes essentielles d’un lancement réussi de programme de gestion de la conformité via un modèle de programme pilote. Selon ces responsables HSE, l’engagement de la direction, la communication et le recours à des ressources expertes sont cruciaux.

Ils ont retenu plusieurs leçons importantes. Parmi elles :

✔️Assurer que la direction comprend les risques liés à la non-conformité.
✔️Obtenir l’approbation de la direction tout au long du processus.
✔️Faire preuve de persévérance face aux défis.
✔️Sélectionner judicieusement les bons partenaires et fournisseurs.
✔️Communiquer efficacement avec toutes les parties prenantes.
✔️Identifier et mobiliser les champions et leaders appropriés pour le projet.

Cargill, Orsted et JET.com ont eu des ambitions différentes pour le même projet et ont surmonté divers obstacles, ajustant leurs besoins et trouvant les bons partenaires après avoir tiré des leçons précieuses. Ces trois professionnels HSE sont maintenant prêts à mettre en œuvre leur stratégie au niveau mondial, grâce à un projet pilote qui leur a permis d’identifier les ressources nécessaires, les défis et les risques encourus.

V. Red-on-line : tout ce dont vous avez besoin pour rester conforme

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