Témoignage de Guy Deviese, Responsable Environnement chez 3M France

Rencontre avec notre client Guy Deviese, responsable environnement chez 3M France, qui a accepté de partager avec nous son expérience en collaboration avec Red-on-Line.

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  • Pourriez-vous nous resituer le contexte de départ, l’historique des besoins qui vous ont orientés vers cette collaboration avec Red-on-Line ?

« Le point déclencheur a été pour moi le jour où j’ai pris ce poste de Directeur Environnement. Je suis rentré chez 3M en 1984 et y ai eu un certain nombre de fonctions, avec des responsabilités et des métiers différents. Après plusieurs années passées au sein du département ingénierie interne , en particulier pour tout ce qui est développement du Post-it en France, j’ai pris de nouvelles responsabilités en tant que directeur technique sur le site de Beauchamp (site de fabrication du Post-it) et ensuite Directeur des opérations de production pour le Post-it en Europe, pour revenir dans ce poste plus fonctionnel et transversal au siège (à Cergy).

Lorsque j’ai pris ce poste en 2007, je n’étais pas de formation HSE mais j’avais une solide expérience de management technique et opérationnel intégrant bien entendu les responsabilités HSE. Une fois de l’autre côté de la barrière, si j’ose dire, j’ai découvert un monde particulièrement dense, complexe, rébarbatif et indigeste pour le commun des mortels, celui des exigences réglementaires.

Le premier enjeu pour moi a tout d’abord été de comprendre pour moi-même et ensuite faire en sorte que le groupe, sur l’ensemble de ses entités, soit parfaitement au fait de ses exigences réglementaires auxquelles il devait souscrire, en particulier dans le domaine de l’environnement. J’ai assez vite vu que nous avions une fragilité dans le domaine. Nous disposions d’outils trop rudimentaires, des fichiers Excel difficiles à maintenir, présentant des listes de textes règlementaires en décalage, notamment du fait que nous n’avions pas de visibilité par exigence. Je me suis dit que nous ne devions certainement pas être les seuls à rencontrer ce type de problématiques, qu’il devait y avoir sur le marché des personnes qui s’étaient penchées sur la question et proposaient des prestations pour accompagner, aider et apporter des réponses aux entreprises afin de faciliter et fiabiliser cette tâche. Je me suis intéressé aux solutions disponibles sur le marché en faisant mes propres recherches. J’ai aussi questionné mon réseau de connaissances dans différentes entreprises de différents secteurs d’activité. Beaucoup de sociétés proposaient des prestations de sous-traitance complète de l’évaluation de la conformité réglementaire, or nous souhaitions une solution qui nous permette de garantir et maintenir un minimum de maîtrise interne. En faisant une évaluation et une comparaison des offres, notre choix s’est porté sur la solution HSE Compliance.

Ensuite, il a fallu vendre à la direction générale du groupe le principe de mettre en place cet outil ainsi que la mise en place de tout un processus de management de la conformité réglementaire HSE au sein de la filiale France. La conformité réglementaire étant une valeur fondamentale pour le groupe, la direction a immédiatement adhéré au projet.

  • Quel a été le processus de mise en place de ce projet ?

Cela nous a pris 2 ans entre l’identification de ce besoin et le lancement. Cela n’est pas venu brutalement. Le processus de décision s’est fait en plusieurs étapes. C’est tout d’abord une prise de conscience, une découverte de ce qui se faisait, une évaluation plus fine ensuite, puis, la construction d’un projet autour de cet outil pour le déploiement d’un processus de management en interne… Enfin, une fois cela bien ficelé, le lancement avec succès du premier pilote suivi du déploiement complet du projet à l’ensemble des sites 3M France.

  • Quels étaient les enjeux à l’époque ? Nous avons conscience que quand on démarre une collaboration avec Red-on-Line, il ne suffit pas de décider de choisir un outil, un service, une externalisation, cela va bien au-delà car cela impacte les méthodes de travail…

Tout à fait. C’est extrêmement important de toujours avoir une approche projet. C’est fondamentalement une culture ingénierie mais pas seulement, surtout chez 3M ou le déploiement de la méthodologie 6 Sigma est devenu une culture d’entreprise. Cela est peut-être dû à mes fonctions précédentes, avec la responsabilité de projets d’amélioration, de projets d’investissement, de projets d’évolution de procédés de fabrication : quelques soient les projets, j’ai toujours été convaincu que c’était la seule approche. Pourquoi est-ce important ? Déjà parce que dans tous les cas de figure, la première des choses est de bien identifier le besoin. Le pire est de faire des choses sans savoir exactement pourquoi on veut les faire et donc il est extrêmement important de toujours bien cadrer les choses.

Nous avons d’ailleurs parlé des enjeux avant même de parler des besoins : Ils étaient très simples… chez 3M comme dans tous les grands groupes mondiaux, (avec une sensibilité encore plus forte chez 3M qui est un groupe aux racines américaines), il s’agit de la conformité réglementaire et l’éthique.

Aujourd’hui toutes les grandes multinationales font de la conformité réglementaire un élément de base incontournable dans toutes leurs politiques et stratégies.

Pour récapituler :

  • Le premier point est de se demander comment faire pour répondre à cet enjeu fondamental de la conformité en HSE.
  • Le domaine HSE se développe de manière exponentielle en quantité et en complexité. Cette complexité, déjà très nettement perceptible au niveau de la réglementation HSE à l’époque, est toujours en plein développement. Malgré les discours de simplification que l’on commence à entendre, on ne sait pas quand nous percevrons réellement un changement notable.

Il faut donc rester rationnel : comment peut-on adresser le sujet au regard d’autres composantes telles que la compétitivité et la quête de minimisation du besoin en ressources, internes ou externes, pour adresser le sujet ? Notre point de départ était celui-ci.

Ensuite, la question est comment nous organisons-nous ? Ne pas faire croire au miracle, il vaut mieux marteler tout de suite la réalité du besoin et qu’il va falloir y consacrer du temps, de l’énergie, des ressources et des compétences.

  • Quels systèmes peut-on mettre en place pour répondre à ces enjeux-là ?

En essayant d’identifier la meilleure approche. L’outil HSE est une composante essentielle, car sans lui, il est impossible d’imaginer un système de management de la conformité réglementaire. Il ne faut pas aborder un tel projet sous un angle purement outil, il faut prendre en considération toutes les composantes en partant du besoin et en définissant une organisation pour la mise en place du projet et sa maîtrise opérationnelle au quotidien.

La démarche a tout d’abord été lancée sur deux sites, et elle a été ensuite déployée sur tous les sites. Le point clé, c’est surtout de ne pas faire rêver. Il faut faire attention au message que l’on passe : nous ne devons pas faire miroiter une vision miraculeuse ou une vision idyllique, car cela entraînerait tôt ou tard l’échec du projet. Nous devons mettre en évidence qu’il y a un besoin, qu’il est complexe, et qu’il n’y a pas d’autre solution que d’avancer et de chercher à faire mieux que ce que l’on fait. Un tel outil nous aide dans cette démarche et surtout nous aide à réduire le besoin de ressources pour y parvenir. C’est aussi un outil majeur pour capitaliser la connaissance sur des sujets plus que sensibles.

3M-responsable-environnement-HSEA l’époque, 3M a fait beaucoup de projets d’acquisition en France et nous avons intégré un certain nombre de sites nouveaux de type PME. Cela n’a fait que rajouter une complexité de nombre et de diversité de sites. Pour bien resituer, 3M est probablement le groupe le plus diversifié que l’on puisse imaginer. Nous sommes présents dans tous les domaines, sur tous les marchés, que ce soit dans le secteur de la santé, de l’industrie, du grand public, des télécoms… Nous avons une diversité de marchés et de produits extrêmement importante. Au sein de nos sites de production, cette diversité se retrouve au niveau du champ réglementaire à traiter. Nous avons très rarement deux sites ayant des activités similaires. Cela rendait la tâche de déploiement à l’ensemble des sites encore plus complexe.

  • Aujourd’hui, comment se présente la structure HSE 3M France ?

L’organisation type de base dans la structure de pilotage, c’est essentiellement un garant (ou plusieurs selon la taille du site) avec éventuellement une segmentation entre Hygiène, Sécurité et Environnement. Le garant est le pilote responsable de la base et de son enrichissement. Il entraîne au maximum autour de lui les 3 ou 4 personnes clés du site pour la partie enrichissement de la base. C’est ce noyau dur qui est important à la réussite du projet. Il vaut mieux avoir moins de personnes et s’assurer qu’elles utilisent l’outil et travaillent avec au quotidien, plutôt que de penser que l’on va mettre tout le monde dessus. A l’inverse, c’est très dangereux en matière de pérennité de n’avoir qu’une seule personne. Même si l’ergonomie de l’outil s’est considérablement améliorée, il ne faut pas rêver, nous sommes sur un domaine qui ne passionne pas spontanément les foules. Il faut donc travailler sur le fait de déployer la responsabilité et veiller à ce que cette responsabilité soit bien prise en charge localement. Cela ne peut pas passer que par le patron de site. Le directeur de site est le représentant légal, il doit mettre les moyens et il doit définir la personne responsable avec le temps alloué suffisant, ainsi que les compétences qu’il ou elle doit avoir ou devra développer rapidement pour assurer cette mission.

  • Combien de sites 3M disposent de l’outil aujourd’hui?

Aujourd’hui, nous avons en France 16 sites. Tous les sites sont couverts sauf une acquisition récente. La montée en puissance a été progressive sur plusieurs années en fonction de l’historique et du niveau de problématiques HSE de chaque site.

Une démarche d’analyse au niveau international a également été menée via le siège mondial. Le système juridique américain est encore plus rigide que chez nous, même si le niveau d’exigence réglementaire est parfois moindre selon les états. Ramené à l’image globale d’un groupe de la taille de 3M, en cas de non-conformité, les conséquences sont telles qu’il faut impérativement maîtriser nos risques en les prévenant au maximum. La manière dont les filiales 3M sont organisées est très diverse selon les pays. Notre manière de travailler à travers l’outil HSE Compliance a été citée en exemple. L’outil a été et est considéré comme l’un des meilleurs sur le marché.

  • Quels sont les retours des utilisateurs par rapport au service Red-on-Line ?

C’est l’accès à une bonne compréhension des exigences réglementaires. La dimension décisive à côté de laquelle il ne faut pas passer est l’accompagnement. L’accompagnement passe aussi par les fiches juridiques Red-on-Line ou les questions d’audits, plus simples, elles sont beaucoup utilisées par les personnes sur le terrain. Cela reste un travail de tous les instants, chaque mot compte. Il faut toujours se mettre à la place de la personne qui est sur le terrain, qui n’est pas experte en droit. Il faut se demander comment lui amener rapidement la compréhension du champ de ce qu’elle ou il lit. Tout ce qui permettra de réellement fiabiliser la bonne interprétation et la compréhension juste, fera toujours la différence.

Je reviens un instant sur l’externalisation, car cela me semble important. Le danger est d’aller trop loin dans l’externalisation, cela peut se faire au détriment de l’appropriation et de la responsabilisation des acteurs sur site. Plus nous avons des personnes qui délèguent, moins nous allons dans un sens de responsabilisation. Respecter et faire respecter la réglementation ne peut se faire sans, avant toute chose, développer une éthique individuelle et collective affirmée. Les textes réglementaires sont là pour de vraies bonnes raisons. Le point le plus important pour moi est que tout le monde se l’approprie. Le risque, lorsque l’on sous-traite trop, c’est de perdre l’appréciation et le contrôle de son champ de responsabilité. Même en engineering, j’ai toujours dit que lorsque l’on signe avec un contractant, comme quand nous avons signé avec Red-on-Line, la seule issue de succès du projet est que tout le monde soit gagnant ».

Propos recueillis le 19 novembre 2015 par les équipes de Red-on-Line.

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