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Guide : 6 étapes pour gérer sa conformité HSE
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Une stratégie de gestion de la conformité constitue une approche intégrée permettant à une organisation de se conformer de manière proactive aux lois, règlements, normes industrielles et exigences éthiques en constante évolution.
Selon un rapport 2024 de Thomson Reuters, 38 % des organisations externalisent désormais tout ou partie de leur gestion de la conformité, confirmant une tendance à la spécialisation et à l’optimisation des ressources.
En 2023, les dépenses moyennes liées à la conformité ont atteint 5.47 millions de dollars, tandis que le coût de la non-conformité s’est élevé en moyenne à 14.82 millions de dollars, selon les données actualisées de GlobalScape.
Ces chiffres illustrent l’impact financier croissant des risques réglementaires et réputationnels mal maîtrisés.
Pour assurer le succès à long terme d’une stratégie globale de gestion de la conformité, il est recommandé de mener des projets pilotes et de développer une feuille de route itérative.
Ce guide vous propose également de vous plonger dans 2 études de cas clients : Parfex ayant obtenu 3 certifications ISO en 18 mois seulement ; ou encore Legrand qui a fait augmenter sa conformité de 19% sur 28 sites industriels.
Tout au long de ce guide, nous explorerons les fondamentaux de la gestion de la conformité et la meilleure manière de mettre en œuvre une stratégie globale dans ce domaine.
Nous aborderons les défis courants, discuterons des avantages du lancement d’une stratégie globale via un modèle de programme pilote, et enfin, nous détaillerons comment les experts de Red-on-line peuvent accompagner ce processus.
I. Qu’est-ce que la gestion de la conformité ?
La gestion de la conformité implique le respect de toutes les lois, réglementations et normes industrielles pertinentes par l’établissement de politiques, la formation des employés et la réalisation d’audits.
Les exigences de conformité varient d’une organisation à l’autre, d’où l’importance de former tous les employés pour qu’ils comprennent les conséquences de la non-conformité.
En 2023, les dépenses moyennes liées à la conformité ont atteint 5.47 millions de dollars, tandis que le coût de la non-conformité s’est élevé en moyenne à 14.82 millions de dollars, selon les données actualisées de GlobalScape.
Ces chiffres illustrent l’impact financier croissant des risques réglementaires et réputationnels mal maîtrisés.
A. Si votre entreprise cherche à améliorer sa gestion de la conformité, les six étapes suivantes peuvent vous aider à démarrer :
1️⃣ S’assurer de la compréhension de l’importance d’un programme de conformité par toutes les parties prenantes.
2️⃣ Effectuer une évaluation des risques pour se concentrer sur les enjeux les plus critiques.
3️⃣ Auditer les politiques existantes pour identifier les lacunes.
4️⃣ Former les employés à comprendre et à appliquer les politiques.
5️⃣ Assurer un contrôle et une évaluation continus pour maintenir la pertinence du système.
6️⃣ Mettre en place des mécanismes de responsabilisation en cas de non-conformité.
B. Les activités de gestion de la conformité
La gestion de la conformité englobe diverses activités, notamment la conception et la mise en œuvre de règles et de procédures, la formation du personnel, la réalisation d’audits réguliers, et l’application de mesures correctives en cas de non-conformité.
La précision dans la planification des étapes et l’adhésion aux exigences recommandées sont essentielles.
II. Les premières étapes du lancement d’une stratégie globale
A. Découvrez nos études de cas clients
Legrand, leader mondial dans le secteur des infrastructures électriques, a réussi à transformer ses défis de conformité en opportunités grâce à une collaboration stratégique avec Red-on-line.
Résultats : amélioration notable du taux de conformité de +19 points sur 28 sites industriels
Plongez au cœur de la success story de Parfex, une entreprise du groupe CRODA et IBERCHEM, qui a réussi à obtenir 3 certifications ISO en seulement 18 mois avec l’appui de nos experts.
Résultats : 3 certifications ISO (ISO 9001, 45001 et 14001) en 18 mois
B. Les facteurs clés de la réussite d’un processus de mise en œuvre
D’après notre collaboration avec Legrand & Parfex, plusieurs facteurs sont essentiels pour garantir le succès d’une mise en œuvre :
1️⃣ Engagement de la direction.
2️⃣ Communication avec toutes les parties prenantes.
3️⃣ Test complet de tous les composants du processus.
4️⃣ Choix judicieux des partenaires et fournisseurs.
5️⃣ Obtention de retours d’expérience instantanés.
III. Les défis les plus courants
Les 6 principaux défis identifiés par les professionnels HSE sont :
1️⃣ Garantir que les employés suivent les règles de conformité.
2️⃣ Évaluer, identifier et surveiller toutes les juridictions opérationnelles.
3️⃣ Mener des enquêtes pour évaluer la conformité.
4️⃣ Sélectionner le bon partenaire de conformité.
5️⃣ Développer une formation à la conformité.
6️⃣ Chaque entreprise fait face à des défis spécifiques selon son secteur d’activité.
IV. Les avantages du lancement d’une stratégie globale
A. Le lancement d’une stratégie globale de gestion de la conformité via un programme pilote offre plusieurs avantages aux organisations :
✔️ Apprentissage continu pendant le processus d’essai.
✔️ Retours d’information instantanés pour identifier les erreurs et améliorations.
✔️ Suivi des indicateurs clés de performance pour des décisions éclairées.
✔️ Accès à des spécialistes HSE locaux et compréhension des besoins spécifiques à chaque secteur.
✔️ Feuille de route itérative pour une gestion de projet réussie.
✔️ Conseils d’experts continus pour résoudre les problèmes en temps réel.
✔️ Économies de temps et de ressources grâce à une planification plus précise.
✔️ Amélioration de l’engagement de la direction en fournissant des informations concrètes.
✔️ Réduction des coûts
B. Les points clés à retenir
Les enseignements tirés par les représentants HSE de Parfex & Legrand, parmi tant d’autres que nous avons accompagnés, soulignent les composantes essentielles d’un lancement réussi de programme de gestion de la conformité via un modèle de programme pilote. Selon ces responsables HSE, l’engagement de la direction, la communication et le recours à des ressources expertes sont cruciaux.
Ils ont retenu plusieurs leçons importantes. Parmi elles :
✔️ Assurer que la direction comprend les risques liés à la non-conformité.
✔️ Obtenir l’approbation de la direction tout au long du processus.
✔️ Faire preuve de persévérance face aux défis.
✔️ Sélectionner judicieusement les bons partenaires et fournisseurs.
✔️ Communiquer efficacement avec toutes les parties prenantes.
✔️ Identifier et mobiliser les champions et leaders appropriés pour le projet.
V. Red-on-line : tout ce dont vous avez besoin pour rester conforme
Avec une équipe de plus de 250 experts internationaux, Red-on-line propose un service de la plus haute qualité où que vous soyez.
Notre plateforme HSE intelligente est enrichie en continu par des juristes experts spécialistes de vos secteurs d’activités.
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Vous devez également être prêt à prouver votre conformité à tout moment. Red-on-line est là pour vous accompagner dans votre stratégie HSE.