Affichage et transmission de documents à l’administration : obligations des entreprises

Simplification des obligations des entreprises en matière d’affichage et de transmission de documents à l’administration

Les décrets n° 2016-1417 et n° 2016-1418 du 20 octobre 2016 modernisent et simplifient les obligations des entreprises en matière d’affichage et de transmission de documents à l’administration.

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En effet, ils remplacent les obligations des employeurs en matière d’affichage par des obligations de communication par « tout moyen » aux salariés concernés, plus adaptées aux moyens de communication modernes.

De plus, plusieurs obligations de transmission à l’autorité administrative sont remplacées par des obligations de tenir à sa disposition certains documents.

Simplification des obligations du Code du travail concernant les obligations en matière d’affichage

Le Code du travail est modifié afin de remplacer l’obligation d’affichage de certains documents par une obligation d’information par tout moyen.

Ainsi le règlement intérieur et les articles relatifs à l’égalité de rémunération entre les femmes et les hommes qui devaient être affichés à une place convenable et aisément accessible dans les lieux de travail ainsi que dans les locaux et à la porte des locaux où se fait l’embauche, doivent désormais, être portés, par tout moyen, à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l’embauche (articles R1321-1 et R3222-3 modifiés).

Sont également concernés par ce mode de communication simplifié :

  • les communications relatives aux conventions et accords collectifs de travail destinées au personnel (article R2262-3) ;
  • le contrôle du repos hebdomadaire pour les entreprises et établissements dont tous les salariés sans exception ne bénéficient pas du repos hebdomadaire toute la journée du dimanche (articles R3172-1 et R3172-9 modifiés) ;
  • la liste nominative des membres des instances de coordination des CHSCT (article R4616-3 modifié) ;
  • l’ordre des départs en congé à communiquer à chaque salarié un mois avant leur départ (article D3141-6) ;
  • aux renseignements à communiquer à chaque salarié relatif concernant la caisse de congés payés à laquelle ils sont affiliés (article D3141-28).

Simplifications en matière de transmission de documents à l’administration

Par ailleurs, ces décrets remplacent la transmission systématique de certains documents à l’autorité administrative par une communication sur demande de l’autorité administrative ou une mise à disposition.

Ainsi, les obligations de transmission identifiées comme pouvant être remplacées par une communication sur demande de l’autorité administrative ou par une mise à disposition concernent notamment les documents liés :

  • au médecin chargé de surveiller le local dédié à l’allaitement (article R4152-23) ;
  • à la désignation des entreprises extérieures et de leurs représentants des INB (Installations nucléaires de base) et installations Seveso (articles R4523-9 et R4523-12) ;
  • à la transmission du rapport sur l’organisation, le fonctionnement et la gestion financière du service de santé au travail interentreprises des Concierges et employés d’immeubles à usage d’habitation (articles R7214-17 et R7214-19)

L’article D3171-17 du Code du travail relatif au duplicata de la fiche des heures auxquelles commence et finit le travail ainsi que les heures et la durée des repos est abrogé.

Pour rappel, l’ordonnance n° 2014-699 du 26 juin 2014 simplifiait déjà les dispositions du Code du travail concernant les obligations des employeurs en matière d’affichage et de transmission de documents à l’administration, afin de tenir compte des moyens offerts par les nouvelles technologies de l’information.

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